Contoh Kasus VUCA dan Strategi Untuk Menghadapinya

VUCA akan selalu ada di lingkungan manapun, bahkan kehadirannya tak bisa dihindari. Karena bisa hadir dalam kondisi apapun, terutama bisnis, penting untuk mengetahui VUCA agar bisa memahami imbas yang mungkin muncul. Cara terbaik yaitu dengan melihat contoh kasus VUCA.

VUCA terdiri empat unsur penting, yaitu volatility, uncertainty, complexity, dan ambiguity. Semua unsur tersebut merupakan tantangan nyata untuk dunia bisnis sekarang. Kompetisi lebih sengit saat ini, sumber daya mulai menipis, dan konsumen lebih menuntut dibanding sebelumnya.

Ambil contoh dalam manajemen projek, VUCA bahkan saat ini mampu merubah bagaimana proses manajemen berjalan sehingga lebih sulit kepala projek mengambil keputusan, menyusun rencana, sulit beradaptasi, dan menemukan inovasi baru atas suatu persoalan.

Contoh Kasus VUCA Dalam Manajemen Projek

VUCA merupakan gabungan masalah umum yang sering menyerang bisnis, dalam hal ini contoh kasus yang diambil yaitu manajemen projek. Pendekatan yang diambil yaitu sama-sama menggunakan VUCA, tapi dengan pengertian berbeda.

#1. Volatility > Vision

 Volatility menandakan lingkungan bisnis berubah menjadi lebih kacau dan tidak bisa terprediksi dalam hal kecepatan dan volume. Satu solusi praktis untuk berdamai dengan volatility yaitu dengan vision, dalam arti memandang jauh ke depan dan fokus pada apa yang menjadi tujuan.

Saat realitas projek terus berubah karena terbentur dengan situasi terbaru yang ada di lapangan, visi akan memastikan bahwa arah perkembangan projek tetap sesuai arahan dari perusahaan. Pimpinan projek harus berpegang pada tujuan dan target yang sudah disusun.

Harus dipastikan bahwa projek memberi hasil sesuai rencana tak peduli apa yang terjadi selama proses berlangsung. Itu sebabnya, pimpinan harus bisa mengarahkan fokus pada satu aktivitas yang bisa mendekatkan pada keberhasilan.

Langkah terbaik yaitu dengan membedakan aktivitas penting dan mendesak. Ide dasarnya yaitu menghindari gangguan dan selalu berpikir tentang gambaran besarnya.

#2. Uncertainty > Understanding

Uncertainty merujuk pada lingkungan yang menawarkan sedikit informasi untuk membuat keputusan yang besar. Cara paling memungkinkan untuk menghadapi uncertainty yaitu understanding, atau memahami dengan menggunakan data terbaru sebagai acuan.

Untuk mengurangi ketidakpastian, pemimpin projek harus mau membuka data yang akurat dan terbaru terkait projek yang sedang ditangani. Tapi bagaimana bisa membuat keputusan penting jika harus bergantung pada data lama?

Selalu ingat, manajemen projek saat ini berbeda dengan 20 tahun lalu. Pimpinan projek manajemen saat ini bisa memanfaatkan alat terbaru yang mampu menganalisa situasi dengan cepat sehingga membuat cepat proses pengambilan keputusan.

#3. Complexity > Clarity

Complexity memberi indikasi bahwa lingkungan sangat dinamis dengan banyak keterkaitan yang justru membuat sulit diurai. Untuk mengurai benang kusut karena complexity yaitu dengan clarity, atau bisa dimaknai dengan komunikasi sederhana dan jelas agar mudah tersampaikan.

Dalam lingkungan kerja yang serba kompleks saat ini, komunikasi merupakan kemampuan penting yang harus dimiliki individu yang terlibat dalam manajemen projek. Menurut Albert Durig, komunikasi merupakan sumber sinkronisasi antar individu dalam satu projek.

Pimpinan projek harus mampu menjelaskan apa yang harus dilakukan anggota yang terlibat. Dengan sikap yang jelas, pekerja akan mengetahui peran dan tanggung jawabnya, juga lebih bisa memahami apa yang salah jika sesuatu tak berjalan sesuai rencana.

Dengan membuat semua aspek menjadi lebih jelas, potensi masalah dapat ditangani sebelum berimbas ke projek. Karena ada banyak pihak yang terlibat dalam satu projek, membuat kerangka jelas dapat memicu interaksi antar individu sehingga akan terjadi komunikasi efektif.

#4. Ambiguity > Agility

Ambiguity bisa diartikan bahwa lingkungan bisnis tidak bisa terjelaskan karena informasi yang didapat bisa dimaknai dengan berbagai cara. Tak ada yang lebih melawan ambiguity dengan agility, yang menyediakan fleksibilitas untuk menyesuaikan perubahan secepat mungkin.

Semisal situasi menjadi tak terjelaskan, pimpinan projek harus memiliki fleksibilitas sebagai upaya merespon perubahan dengan cepat. Agility (ketangkasan) akan berimbas pada sikap proaktif, alih-alih reaktif, yang bisa membantu menyediakan strategi alternatif.

Jika proses tak berjalan sebagaimana rencana, pemimpin harus punya rencana darurat, misalnya dengan mengatur risiko yang harus diambil jika gagal. Pada manajemen projek, analisa risiko merupakan metode proaktif untuk memprediksi dampak negatif yang terjadi pada projek.

Semua bisnis saat ini berjalan dalam lingkungan VUCA, yang mana tiap aspek menjadi tidak jelas. Contoh kasus VUCA dalam hal manajemen projek di atas bisa memberi gambaran bagaimana menghadapi tantangan tersebut sehingga tujuan bisnis tetap tercapai.

Ditulis oleh Ria A W